Personvernerklæring for Loomis Norge AS

Behandling av personopplysninger hos Loomis
Loomis Norge AS (Loomis) ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Loomis behandler opplysninger om deg som kunde eller bruker av vår nettside i en rekke ulike sammenhenger, f.eks. ved innlogging og bruk av vår kundeportal, besøk i våre lokaler, inngåelse av kontrakter med oss, og for øvrig bruk av våre nettsider eller kommunikasjon med oss. Vi behandler dine opplysninger fordi det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (f.eks. overholde regler om regnskap), det er nødvendig for inngå og oppfylle en avtale med deg eller fordi behandlingen er nødvendig for et formål knyttet til en berettiget interesse (f.eks. for å kunne tilby en tjeneste til våre kunder, og vi må ha kontaktinformasjon for å kommunisere med deg som kundens representant).

Du kan lese mer om vår behandling av personopplysninger nedenfor.

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Vi vil publisere disse endringene på vår nettside, og hvis det er tale om vesentlige endringer vil vi kunne varsle deg om dette dersom vi har dine kontaktopplysninger.

Behandling av personopplysninger på https://loomis.no/ 
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på vår nettside for å forbedre vår nettside, og benytter ikke dette til reklameformål eller lignende. Du kan lese mer om vår bruk av cookies og hvordan du kan endre dine innstillinger i vår cookie policy«.

Kontrakt
For å kunne etablere et kundeforhold trenger vi noen opplysninger som er nødvendig for oss for å kunne administrere avtalen, herunder kundeadministrasjon og fakturering. Vi samler inn navn, epostadresse og telefonnummer til avtalens kontaktperson. I tillegg samler vi inn epostadresse for tilsendelse av faktura og kvitteringer. Denne informasjonen kan korrigeres ved å kontakte Loomis kundesenter. Som en hovedregel beholdes informasjonen gjennom hele kundeforholdet. Kontrakten i sin helhet blir lagret i 3 år og 6 måneder etter endt kundeforhold, jf bokføringsloven §13.

Eierskap
Loomis følger hvitvaskingsloven, og innhenter derfor informasjon om reelle rettighetshavere. Denne informasjonen hentes inn via Bisnode, vår leverandør av offentlig tilgjengelige foretaksattester. I enkelte tilfeller hvor denne informasjon ikke er oppført i selskapets foretaksattest vil vi be om opplysningene direkte fra selskapets kontaktperson. For reelle rettighetshavere registreres navn, eierprosent og annen informasjon som entydig identifiserer personen, som for eksempel adresse eller fødselsdato. Denne informasjonen beholdes i 5 år etter endt kundeforhold, jf hvitvaskingsloven §22. Grunnlaget for vår behandling av personopplysninger er vår legitime interesse i å sikre at vi ikke bidrar til transaksjoner med tilknytning til straffbare handlinger. Mistenkelige transaksjoner og annen relevant informasjon kan deles med politiet eller andre offentlige myndigheter.

Loomis kundeportal
Kundeportalen vår er systemet som benyttes for å bestille rekvisita og veksel, forhåndsregistrere innskudd og se egen historikk. Bedriften velger selv hvem som skal ha tilgang til kundeportalen. Når det bestilles rekvisita sendes kontaktpersonens navn og mobilnummer til vår leverandør av rekvisita. Dette gjøres slik at leverandøren skal kunne kontakte kunden ved levering av rekvisita. Brukerkontoer blir satt passive dersom de er inaktive i over 6 måneder, dersom bedriftskunden sier opp kundeforholdet eller på forespørsel.

Loomis Cash Manager
Loomis Cash Manager er vår app som kan benyttes for å registrere innskudd og se begrenset historikk. For å kunne benytte appen må du være registrert i kundeportalen vår, og det er samme innlogging i appen som i kundeportalen. Ingen personopplysninger lagres i appen, all informasjon hentes fra kundeportalen vår.

Informasjon vedrørende transaksjoner
Alle transaksjoner som utføres logges i våre systemer. I tilfeller hvor du som kontaktperson slutter i bedriften eller kundeforholdet avsluttes vil vi fjerne dine personopplysninger fra våre systemer. Vi er likevel pliktig til å beholde sporbarheten av alle transaksjoner. Denne historikken viser ditt navn og kontaktopplysninger, i tillegg til informasjon om transaksjonen. Informasjonen beholdes i 3,5 år under streng tilgangskontroll, og behandles kun i de tilfeller hvor vi eller bedriften du jobber i blir pålagt dette av myndigheter.

SafePoint
For å kunne benytte SafePoint trenger vi navn, telefonnummer og epostadresse. Denne informasjonen er nødvendig for at vi skal kunne gi tilgang til maskinen og systemene tilhørende maskinen. Informasjonen korrigeres på forespørsel og lagres så lenge det eksisterer et aktivt kundeforhold.

Kundeundersøkelser
Alle våre kunder får tilsendt en kundeundersøkelse en gang i året. Epostadressen hentes fra vårt kunderegister. Resultatet fra kundeundersøkelsen er kun for intern bruk, Loomis deler ikke kundeopplysningene med andre.

Epost og telefon
Loomis benytter epost og telefon som en del av det daglige arbeidet. Som en hovedregel beholdes eposter relatert til et kundeforhold så lenge det eksisterer et aktivt kundeforhold. Telefonnummer og tidspunkt for samtalen logges i vår telefonsentral, og vi beholder statistikk av innkommende samtaler. Statistikken er anonymisert, og samtaleloggen slettes i sin helhet etter 3 måneder.

Minibanker
Alle våre minibanker har et kamera i front. Dette kameraet filmer hver gang noen benytter minibanken. Kameraovervåkningen gjøres for å forebygge og avdekke straffbare handlinger. Opptaket slettes automatisk etter gjeldende regler om sletting av kameraovervåkning.
Loomis lagrer også informasjon vedrørende transaksjoner i våre minibanker. Denne informasjonen benyttes for å kunne behandle reklamasjoner fra kunder. Det er i alle tilfeller begrenset med personopplysninger som lagres og Loomis kan ikke identifisere enkeltpersoner før kunden verifiserer sin identitet i kontakt med Loomis kundesenter.

For besøkende i Loomis sitt hovedbygg
Alle besøkende i Loomis sitt hovedbygg må registreres i en registreringskiosk i inngangen. Informasjonen som registreres er navn og mobilnummer. Denne informasjonen må registreres på grunn av streng tilgangskontroll i bygget, samt at det er viktig å vite hvem som befinner seg i bygget i forbindelse med en eventuell evakueringssituasjon.

Alle Loomis sine lokaler benytter kameraovervåkning for å overvåke både utsiden og innsiden av bygget. Opptakene benyttes som forebygging av kriminelle hendelser og leveres ut til politiet dersom det er mistanke om noe kriminelt. Opptakene slettes automatisk etter gjeldende regler om sletting av film fra kameraovervåkning.

Generelle sikkerhetsrutiner

Loomis tar informasjonssikkerhet svært seriøst, og har iverksatt en rekke organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak. Alle våre ansatte er trent i personvern og informasjonssikkerhet, og er bundet av strenge konfidensialitetsbestemmelser. Vi praktiserer blant annet to-faktor identifisering til innlogging, tilgangskontroll, logging og overvåkning av IT-systemer og overvåkning av fysiske lokaler. Av sikkerhetsmessige årsaker kan vi ikke beskrive disse og øvrige sikkerhetstiltak i nærmere detalj.

Hvem vi deler dine opplysninger med

Vi kan dele dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere og andre konsernselskap, for eksempel våre IT-leverandører som må ha tilgang til opplysningene for å drifte en tjeneste, reparatører, samt offentlige myndigheter der dette er påkrevd. I alle andre tilfeller deler vi ikke dine personopplysninger med tredjeparter, unntatt når vi er pliktig under loven, eller hvis vi har ditt uttrykkelige samtykke.

Hvor vi behandler personopplysninger
Vi behandler personopplysninger hovedsakelig fra våre hovedkontorer, og lagrer personopplysninger på servere som er sikkert plassert innenfor EU/EØS-området eller andre land som er godkjent av Europakommisjonen for sikker behandling av personopplysninger. Fordi vi tar personvern og informasjonssikkerhet alvorlig kan vi ikke oppgi eksakt lokasjon på servere. Vi overfører ikke dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS eller ikke-godkjente land («Tredjeland»), og alle våre databehandlere er underlagt streng taushetsplikt i relasjon til dine personopplysninger.
Loomis som databehandler
I enkelte tilfeller og ved leveransen av noen tjenester, kan Loomis og kunden avtale at Loomis er en databehandler. I slike tilfeller vil Loomis forholde seg til de forpliktelser som følger av databehandleravtalen mellom Loomis og kunden.
Dine rettigheter

Du har rett til å be om innsyn, retting, begrensning og sletting av dine opplysninger. Du kan protestere på behandling av dine personopplysninger og når EU Forordning 2016/679 (GDPR) trer i kraft kan du be om å motta dine personopplysninger i et strukturert og vanlig format slik at opplysningene lett kan overføres til deg eller en annen behandlingsansvarlig utnevnt av deg (dette er kjent som «dataportabilitet»). Som nevnt over er det en rekke opplysninger vi har en lovpålagt plikt til å behandle, og vi kan ikke utlevere data til deg dersom det vil krenke andres personvern. Vi kan derfor ikke nødvendigvis alltid etterkomme anmodninger om sletting, begrensning eller dataportabilitet.

Vi oppfordrer deg til å ta kontakt med oss dersom du har noen klager tilknyttet vår behandling av dine personopplysninger. Anmodning om innsyn i egne opplysninger eller andre henvendelser vedrørende ditt personvern kan rettes til vårt personvernombud: personvernombud@no.loomis.com

Vi gir svar på alle bestillinger om innsyn så raskt som mulig og senest innen 30 dager. Vi håper du kontakter oss om du har spørsmål, men vi informerer for orden skyld at du også har rett til å klage til Datatilsynet.