Personvernerklæring for Loomis Foreign Exchange AS

Loomis Foreign Exchange AS (Loomis FX) ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.
Behandling av personopplysninger hos Loomis
Loomis FX behandler opplysninger om deg som kunde eller bruker av vår nettside i en rekke ulike sammenhenger, f.eks. ved innlogging og bruk av vår kundeportal, besøk i våre lokaler, inngåelse av kontrakter med oss, og for øvrig bruk av våre nettsider eller kommunikasjon med oss. Vi behandler dine opplysninger fordi det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (f.eks. overholde regler om regnskap og anti-hvitvasking), fordi det er nødvendig for inngå og oppfylle en avtale med deg eller fordi behandlingen er nødvendig for et formål knyttet til en berettiget interesse (f.eks. for å kunne tilby en tjeneste til våre kunder må vi ha kontaktinformasjon for å kommunisere med deg som kundens representant).

Du kan lese mer om vår behandling av personopplysninger nedenfor.

Behandling av personopplysninger på www.loomis.no
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på vår nettside for å forbedre vår nettside, og benytter dette ikke til reklameformål eller lignende. Du kan lese mer om vår bruk av cookies og hvordan du kan endre dine innstillinger i vår cookie policy.

Kontrakt
For å kunne etablere et kundeforhold trenger vi noen opplysninger som er nødvendig for oss for å kunne administrere avtalen, herunder kundeadministrasjon og fakturering. Vi samler inn navn, epostadresse og telefonnummer til avtalens kontaktperson i tillegg til informasjon om bedriften som avtalen skal registreres på. Denne informasjonen kan korrigeres ved å kontakte Loomis kundesenter. Som en hovedregel beholdes personopplysninger gjennom hele kundeforholdet. Kundeinformasjon lagres i inntil 10 år etter endt kundeforhold jf. Bokføringsforskriften §8-13-4.

Eierskap
Med grunnlag i Hvitvaskingsloven (hvvl) §8 innhenter Loomis FX informasjon om reelle rettighetshavere. Denne informasjonen hentes hovedsakelig via Brønnøysund registeret, eller Bisnode, som er vår leverandør av offentlig tilgjengelige foretaksattester. Informasjonen kan også forespørres fra kunden eller andre tilgjengelige kilder. For reelle rettighetshavere registreres navn, eierprosent og annen informasjon som entydig identifiserer personen, som for eksempel adresse eller fødselsdato. Denne informasjonen beholdes i 5 år etter endt kundeforhold, jf hvvl §22.

Loomis kundeportal
Kundeportalen benyttes for å bestille rekvisita og veksel, forhåndsregistrere innskudd og se egen historikk. Du kan lese mer om behandling av personopplysninger i kundeportalen i Loomis Norge AS sin personvernerklæring.

Kundeundersøkelser
Alle våre kunder får tilsendt en kundeundersøkelse en gang i året. Epostadressen hentes fra vårt kunderegister. Resultatet fra kundeundersøkelsen er kun for intern bruk, Loomis deler ikke kundeopplysningene med noen andre.

Epost og telefon
Loomis benytter epost og telefon som en del av det daglige arbeidet. Som en hovedregel beholdes eposter relatert til et kundeforhold så lenge det eksisterer et aktivt kundeforhold.

Telefonnummer og tidspunkt for samtalen logges i vår telefonsentral, og vi beholder statistikk av innkommende samtaler til våre fellesnummer. Statistikken er anonymisert, og samtaleloggen slettes i sin helhet etter 3 måneder.

Minibanker
Alle våre minibanker har et kamera i front. Dette kameraet filmer hver gang noen benytter minibanken. Kameraovervåkningen gjøres for å forebygge og avdekke straffbare handlinger. Du kan lese mer om minibanker i Loomis Norge AS sin personvernerklæring.

For besøkende i Loomis sitt hovedbygg
Alle besøkende i Loomis sitt hovedbygg må registreres i en registreringsdesk i inngangen. Informasjonen som registreres er navn og mobilnummer. Denne informasjonen må registreres på grunn av streng tilgangskontroll i bygget, samt at det er viktig å vite hvem som befinner seg i bygget i forbindelse med en eventuell evakueringssituasjon.

I alle Loomis sine lokaler benyttes kameraovervåkning for å overvåke både utsiden og innsiden av bygget. Opptakene benyttes som forebygging av kriminelle hendelser og leveres ut til politiet dersom det er mistanke om noe kriminelt. Opptakene slettes automatisk etter gjeldende regler om sletting av film fra kameraovervåkning.

Generelle sikkerhetsrutiner
I Loomis FX er informasjonssikkerhet høyt prioritert. Selskapet har iverksatt en rekke organisatoriske, tekniske og fysiske sikkerhetstiltak. Du kan lese mer om våre sikkerhetsrutiner i Loomis Norge AS sin personvernerklæring.
Hvem vi deler dine opplysninger med
I enkelte tilfeller har vi behov for å dele personopplysninger med våre IT-leverandører, offentlige myndigheter eller andre for å drifte, vedlikeholde og forbedre våre tjenester. Vi har egne rutiner og avtaler som sikrer informasjonssikkerheten når personopplysninger deles med tredjeparter.

I alle andre tilfeller deler vi ikke dine personopplysninger med tredjeparter, unntatt når vi er pliktig under loven, eller hvis vi har ditt uttrykkelige samtykke.

Hvor vi behandler personopplysninger
Vi behandler personopplysninger hovedsakelig fra våre hovedkontorer, og lagrer personopplysninger på servere som er sikkert plassert innenfor EU/EØS-området eller andre land som er godkjent av Europakommisjonen for sikker behandling av personopplysninger. Som en naturlig følge av vår policy for informasjonssikkerhet og personvern kan vi ikke oppgi eksakt lokasjon på servere. Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS eller ikke-godkjente land («Tredjeland»), og alle våre databehandlere er underlagt streng taushetsplikt i relasjon til dine personopplysninger.
Loomis som databehandler
I enkelte tilfeller og ved leveransen av noen tjenester, kan Loomis og kunden avtale at Loomis er en databehandler. I slike tilfeller vil Loomis forholde seg til de forpliktelser som følger av databehandleravtalen mellom Loomis og kunden.
Dine rettigheter
Du har rett til å be om innsyn, retting, begrensning og sletting av dine opplysninger. Du kan protestere på behandling av dine personopplysninger og når EU Forordning 2016/679 (GDPR) trer i kraft kan du be om å motta dine personopplysninger i et strukturert og vanlig format. Du kan lese mer om dine rettigheter i Loomis Norge AS sin personvernerklæring.

Vi oppfordrer deg til å ta kontakt med oss dersom du har noen klager tilknyttet vår behandling av dine personopplysninger. Anmodning om innsyn i egne opplysninger eller andre henvendelser vedrørende ditt personvern kan rettes til vårt personvernombud: personvernombud@no.loomis.com.

Vi gir svar på alle bestillinger om innsyn så raskt som mulig og senest innen 30 dager. Vi håper du kontakter oss om du har spørsmål, men vi informerer for ordens skyld at du også har rett til å klage til Datatilsynet.